Tenavat-kerhon henkilörekisterin tietosuojaseloste 1.3.2019

Olemme päivittäneet tietosuojakäytäntöämme EU:n tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation GDPR, EU 2016/679) sekä muiden soveltuvien lakien asettamien vaatimusten mukaisesti 1.3.2019. Tenavat-kerhon tietosuojaperiaatteet: Tenavat-kerho (myöhemmin tässä tekstissä Tenavat) on sitoutunut suojaamaan toimintaansa osallistuvien yksityisyyttä ja noudattaa toiminnassaan tietosuoja- ja muita lakeja sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä. Tämä tietosuojaseloste kuvaa Tenavien henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä koskevat käytännöt. ”Henkilötieto” tarkoittaa tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön.

Miksi ja mitä tietoja keräämme?
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn ensisijaisena perusteena on Tenavien toimintaan osallistuminen jäsenenä, luottamushenkilönä, lahjoittajana tai muilla tavoin esim. työsuhteessa. Saamme henkilötietojasi, kun annat itse tietosi mm. kerhoon ilmoittautuessa. Suostumus tietojen keräämiseen on edellytyksenä ilmoittautumiselle. Käytämme antamiasi tietoja mm. toiminnan suunnitteluun, järjestämiseen ja viestintään. Tietoja voidaan käyttää Tenavien jäsenkannan sekä toiminnan kartoittamiseen esim. rahoitusavustuksen hakemisen tai toimintakertomuksen kirjoittamisen yhteydessä.

Mitä tietoja keräämme?
Tenavat voi kerätä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja. Henkilön suhde Tenaviin määrittää, minkälaista tietoa kerätään. Henkilötietojasi voidaan kerätä ilmoittautuessasi Tenavien kerhotoimintaan, tehdessäsi lahjoituksen tai osallistuessasi erilaisiin yhdistyksen järjestämiin tilaisuuksiin. Saatamme kerätä eri yhteyksissä seuraavia tietoja:
Nimi, syntymäaika ja sukupuoli.
Huoltajan nimi, sähköpostiosoite ja muita yhteystietoja.
Lapseen liittyviä yksilöllisiä tietoja, kuten allergiat.
Luvat, suostumukset ja tietoja perheen kielitaustasta.
Opettajien koulutus- ja työtausta.

Miksi keräämme tietoja?
Keräämme ja käsittelemme pääasiallisesti niiden henkilötietoja, jotka osallistuvat yhdistyksen järjestämään toimintaan. Henkilötietoja voidaan käyttää Tenavien markkinointiin ja viestintään, esimerkiksi lähettääksemme tapahtumia koskevia ilmoituksia ja ollaksemme yhteydessä toimintaamme liittyen.

Tietojen käsittelyn laillinen perusta ja vastuu henkilötiedoista

Tenavat tietojen käsittelijänä
Käsittelemme henkilötietoja yksinomaan rekisterinpitäjän määrittelemiä käyttötarkoituksia varten.

Tenavat rekisterinpitäjänä
Henkilötietojen keräämisen ja rekisterin ylläpitämisen tarkoituksena on organisoida sekä parantaa toimintaa sekä mahdollistaa sujuva viestiminen. Mikäli käsittelemme tietoja muuhun käyttötarkoitukseen, pyydämme erillisen suostumuksen. Laki velvoittaa lisäksi säilyttämään kirjanpitotarkoituksiin liittyviä tietoja.

Kuka pääsee käsiksi henkilötietoihisi?
Tenavat käsittelee henkilötietoja huolellisesti. Rekisterin tiedot sijaitsevat palvelimella, johon pääsy on suojattu henkilökohtaisella kutsulla ja salasanalla. Rekisterin tarkastelusta jää jälki. Henkilötietoja sisältävät paperitulosteet säilytetään lukitussa kaapissa, lukitussa tilassa. Henkilötietoihin pääsy rajataan vain niille henkilöille, jotka tehtävänsä puolesta tarvitsevat henkilötietoja johonkin tietosuojaselosteessa mainittuun tarkoitukseen.

Tenavat ei lähtökohtaisesti myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi Tenavien ulkopuolelle. Tenavat voi kuitenkin luovuttaa henkilötietojasi ulkopuolelle seuraavissa tilanteissa:

Suostumuksesi
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa nimenomaisella suostumuksellasi esimerkiksi kolmannen osapuolen tarjoamaan palveluun liittyen.

Ulkopuoliset palveluntarjoajat
Tenavat saattaa käyttää palveluntarjoajia toimintansa toteuttamiseen tarvittaviin tukitoimiin, kuten tekniseen ylläpitoon, rekisteritietojen hallinnointiin ja analysointiin, tutkimuksiin, viestintään tai erilaisten hankkeiden toteuttamiseen. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa Tenavien valitsemille palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun ne osallistuvat Tenavien toiminnan toteuttamiseen ja tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.

Tällaiset kolmannet osapuolet eivät saa käyttää tietojasi mihinkään muuhun kuin tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin ja Tenavien määrittämiin tarkoituksiin. Tenavat velvoittaa heidät pitämään tietosi salassa ja huolehtimaan asianmukaisesti riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojesi suojaamiseksi.

Kansainväliset tietojen siirrot
Tenavat pyrkii toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietosi ensisijaisesti EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluja hyödyntäen. Mikäli henkilötietojasi käsitellään jossakin muussa maassa huolehtii Tenavat tällöinkin henkilötietojesi suojan riittävästä tasosta mm. sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen ja muutenkin siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Tutkimuskäyttö
Saatamme joissakin tapauksissa luovuttaa tietoja tieteellistä tai muuta tutkimusta varten edellyttäen, että kyseiset tiedot on ensin muutettu sellaiseen muotoon, josta yksittäiset henkilöt eivät ole enää tunnistettavissa.

Pakottavan lainsäädännön edellyttämät luovutukset
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti, esim. kirjanpitovelvollisuus.

Miten kauan säilytämme henkilötietoja?
Säilytämme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tenavien toimintaan osallistuvien lasten ja huoltajien henkilötiedot poistetaan kunkin lukukauden loputtua. Tenavissa työskennelleiden opettajien kaikki työsuhteeseen liittyvät tiedot säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen.

Miten voit vaikuttaa tietojesi käsittelyyn?
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot (paperituloste) ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvonta- viranomaiselle. Huomioithan, että voimme tietoturvasyistä joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi täyttämistä.

On rekisteröidyn vastuulla päivittää antamansa henkilötiedot, mikäli niissä tapahtuu esim. lukuvuoden aikana muutoksia.

Tietosuojaa koskevissa asioissa voit olla yhteydessä Tenavien puheenjohtajaan (info@tenavat.ch).

Voiko tätä tietosuojalauseketta muuttaa?
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla verkkosivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti verkkosivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Tämä tietosuojaseloste julkaistiin 4.3.2019.

Miten voit olla yhteydessä meihin?
Voit olla yhteydessä Tenavien puheenjohtajaan: info@tenavat.ch.